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Rechnung per eMail versenden oder empfangen

Verfasst: 2007-05-10 16:56:16 Uhr - von Dan Larkin

Tags: empfangen, rechnung, emails

Nun mal was anderes zwischendurch ... Wenn du im Internetbus(y)iness erfolgreich Fuss fassen möchtest, musst du dich natürlich auch mit Dingen "herumschlagen" die weniger mit Internetmarketing und Verkauf zu tun haben.

Das fängt schon an bei dem Hoster/Provider deiner Wahl, wo du den nötigen Webspace (Speicherplatz auf einem Internetserver) für deine Internetpräsenz angemietet hast. Bei so ziemlich allen Providern ist es nämlich üblich, daß du deine Rechnung per E-Mail zugeschickt bekommst und nicht wie in anderen Branchen üblich per Post. Schön denkst du vielleicht, da wird dann doch Porto und Papier gespart, es müssen weniger Bäume sterben und wir sind dem "papierlosen Büro" wieder ein Schritt weiter. Eigentlich schon aaaaber ... da hast du eine Kleinigkeit übersehen oder besser du wusstest es vielleicht noch nicht, denn die meisten Provider verschicken unsignierte Rechnungen...

Wie? Was? "unsignierte Rechnungen"? Was ist das?

Ok da muss ich wohl ein bisschen weiter ausholen ... Für Vater Staat sind Rechnungen per Definition "Urkunden", per E-Mail versandte Rechnungen ohne rechtsgültige Signatur hingegen sind keine. Sie gelten nicht als Urkunden und sind somit für den Vorsteuerabzug schlichtweg ungültig, so als wären sie gar nicht vorhanden. D.h. es kann dir bei deiner nächsten Steuerprüfung passieren, das der Prüfer alle deine per E-Mail empfangenen Rechnungen nicht für den Vorsteuerabzug anerkennt und diese, obwohl bezahlt (gehe ich mal von aus ;-), dir nichts nutzen und du ne schöne Steuernachzahlung leisten darfst.

Das ist kein Aprilscherz (ist ja auch schon vorbei) und neu ist es auch nicht, dieses gilt schon sehr lange und es gibt auch etliche Richtlinien zu einer gültigen, anerkannten elektronischen Signatur. Elektronische Rechnungen (darunter fallen halt auch Rechnungen per E-Mail) werden gem. § 14 Abs. 2 UStG vom Finanzamt  nur dann anerkannt, wenn sie eine gültige Signatur gem. des Signaturgesetzes (dafür gibts sogar ein eigenes Gesetz) besitzen.

Aber das ist ja noch nicht alles ... Denn zusätzlich greifen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU, Kapitel II. 1) und das wiederum bedeutet u.a., das die Signatur geprüft werden muss, die verschlüsselte sowie die entschlüsselte Rechnung inkl. Prüfprotokoll, etc. muss auf einem nicht veränderbarem Datenträger gespeichert werden (korrekte Archivierung) und und und. Es reicht hierbei also ebenfalls nicht die Rechnung einfach auszudrucken und gut.

Wie du feststellst gibt es hier einen Haufen Fallen, die dich im Endeffekt ne Menge Geld kosten können. Daher solltest du am besten auf eine "normale" Rechnung (die auf dem Postweg kommt) bestehen, um dich vor Problemen zu schützen.
Es sei denn du hast einen Provider mit einer gültigen Signatur und du hast die gesetzeskonforme Archivierung im Griff.

Doch beachte bitte das dieser Artikel weder eine Rechtsberatung noch eine Steuerberatung darstellt, da dies natürlich nur den entsprechenden Fachleuten vorbehalten ist, es ist lediglich ein Hinweis für dich, denn du kennst bestimmt diesen sensationellen Slogan: "Unwissenheit schützt vor Bestrafung nicht".

In diesem Sinne ... Immer schön die Augen offen halten im Internetbus(y)iness und vor allem bei Rechnungen, die dir per E-Mail zugestellt werden.

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